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深度思考:这么来设计中小公司的流程规则

发布时间:2024-03-15 发布者:君若绩效 来源:君若绩效 浏览:353 次

公司诸多流程被员工诟病,认为效率低下,特别是与人或财务相关的事项,不管招聘岗位层级高低,报销付款的金额大小一律要总经理签批。
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这不仅影响工作效率,也让总经理陷入了大量琐碎的审批工作中,而且,总经理对这些申请事项其实并不了解。
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不过,从另一面说,现在的这些流程也不是无中生有,是因为之前不规范吃过亏才不断“完善”的结果。对企业的流程优化有什么心得建议?


信息化建设中的四个转变,即传统的事后管理向预防管理转变,定性管理向定量管理转变,分散管理向集中管理转变,职能管理向流程管理转变。

为什么与人或财务相关的事项,不管招聘岗位层级高低,报销付款的金额大小一律要总经理签批。因为总经理没有任何抓手,只能事事亲力亲为了。

以人为例,如果年底或年初没有结合今年的发展规划确定人员编制,定岗定员定编就是一句空话。每次进人的依据是什么?请神容易送神难,每个人是不是必须总经理把关?

我们经常会遇到销售部中途申请招聘,按他们的逻辑,招聘一个人一月完成十万的任务,一年至少100万,因此销售人员多多益善。这人改不改进?

我们再说资金或费用。很多中小企业没有预算,因此对资金或费用的管控完全没有预算内或预算外一说。有的企业甚至没有月度资金计划表,各种突发事件层出不穷,财务该怎么应对?这时候除了总经理亲自上阵,还有什么解决办法?


我们经常说流程优化,到底是系统改造法还是全新设计法,却没有人结合组织的具体情况和外部环境进一步探讨。

一般企业更适合短期的系统改造法,而且最好用流程图的形式展现出来。

人力资源管理流程的优化方式有水平工作整合、垂直工作整合和工作次序最佳化三种。

水平工作整合是指将原来分散在不同部门的相关工作,整合或压缩成为一个完整的工作;或将分散的资源集中,由一个人、一个小组或一个组织负责运作,这样可以减少不必要的沟通协商,并能为顾客提供单一的接触点。

垂直工作整合是指适当地给予员工决策权及必要的信息,减少不必要的监督和控制,使工作现场的事能当场解决,提高工作效率,而不必经过层层汇报。

工作次序最佳化是指利用工作步骤的调整,达到流程次序最佳化。

想把总经理从大量琐碎的审批工作中解脱出来,我们可采用垂直工作整合法,即适当地给予员工决策权以及必要的信息,减少不必要的监督和控制。

以福利费为例,按以前的流程,大部分企业都是层层签批,最终还得总经理拍板。一年各种节算下来,福利费的发放不会低于五次,都需要走同样的流程。我们可以在年初的时候列出全年的福利费标准,总经理审批后执行就可以了。如果有临时福利,再单独申请就行了。

在福利费报销环境,人资可以建立福利费台账,只有经过人资审核的福利费财务才会走福利费科目,月底人资台账和财务的福利费发生额一致,说明福利费正常执行,否则就有问题了。

我们自己也说了,现在的这些流程也不是无中生有,是因为之前不规范吃过亏才不断“完善”的结果。因此想让总经理放权,我们就要做好四个转变,才能解决其后顾之忧,实现真正的流程优化。

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